Inventur und Lagerhaltung: Mehr Ordnung, weniger Aufwand
Wie Sie aus aufwendiger und von allen Seiten nerviger Inventur eine kurze und sogar sehr nützliche Angelegenheit machen, indem Sie die richtigen Methoden und passende Regalsysteme verwenden, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag. Informieren Sie sich jetzt und finden Sie zeitgleich das perfekte System für Ihre Lagerhallen!
Inventur: Definition und rechtliche Lage
Die Inventur ist eine essenzielle Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände eines Unternehmens zu einem festgelegten Stichtag. Sie umfasst sowohl das Anlagevermögen, etwa Grundstücke und Maschinen, als auch das Umlaufvermögen, wozu Forderungen, Bargeld und Waren gehören. Die rechtlichen Grundlagen der Inventur sind im Handelsgesetzbuch (§ 240 HGB) und der Abgabenordnung (§ 141 AO) verankert. Diese Vorschriften verpflichten alle Kaufleute zur Durchführung, um eine transparente und nachvollziehbare Buchführung sicherzustellen.
Die Ergebnisse werden in einem Inventar dokumentiert, das eine umfassende Übersicht über die Vermögenswerte bietet. Eine sorgfältige Inventur ist nicht nur gesetzlich gefordert, sondern auch entscheidend für die wirtschaftliche Stabilität Ihres Unternehmens. Durch eine präzise Bestandsaufnahme können Sie potenzielle Fehler in der Buchhaltung aufdecken und die Grundlage für eine zuverlässige Finanzplanung schaffen.
Damit Sie in kürzester Zeit die Grundlagen der Inventur verstehen und erlernen können, haben wir uns im folgenden Beitrag mit den wichtigsten Aspekten beschäftigt und sogar spezielle Insidertipps für Sie zusammengefasst, die sich mit der Optimierung der nächsten Bestandsaufnahme beschäftigen. Wie Regalsysteme, etwa Palettenregale, hierbei wichtig werden, erfahren Sie selbstverständlich ebenfalls.
Inventur Arten im Lager und Büro
Inventur ist nicht gleich Inventur. Durch verschiedene Arten, die in der Regel über unterschiedliche Systeme und angepasste Methoden funktionieren, können Sie sich jederzeit sicher sein, dass Ihr Lager oder das Büro bei allen Bestandsaufnahmen sprichwörtlich auf den Kopf gestellt werden. Durch eine genaue Beobachtung und Prüfung entsteht am Ende eine hervorragende Basis, um für ein erfolgreiches und sinnvoll geführtes sowie geplantes Unternehmen zu sorgen.
Die 3 wichtigsten Arten der Bestandsaufnahme, die Sie unbedingt kennen und bestenfalls auch beherrschen sollten, haben wir in den nachfolgenden Absätzen für Sie erklärt. Zu diesen gehört unter anderem die allseits bekannte Stichtagsinventur.
Stichtagsinventur
Die Stichtagsinventur erfolgt an einem festgelegten Datum, an dem der gesamte Bestand erfasst wird. Diese Methode ist besonders geeignet für Unternehmen, die eine klare und nachvollziehbare Bestandsaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen. In der Regel dürfen die Bestände bis zu zehn Tage vor oder nach dem Stichtag erfasst werden, wobei alle Zu- und Abgänge entsprechend berücksichtigt werden müssen. Sehr gut geeignet ist die Methode dementsprechend für Sie, wenn Sie wenig Fluktuation in den Beständen befürchten müssen.
Permanente Inventur
Die permanente Inventur ermöglicht eine kontinuierliche Bestandsführung. Dabei werden die Bestände laufend erfasst und dokumentiert, sodass zu jedem Zeitpunkt eine aktuelle Übersicht vorhanden ist. Diese Methode setzt voraus, dass ein akkurates Lagerbuch geführt wird und alle Zu- und Abgänge zeitnah erfasst werden. Die permanente Inventur bietet Ihnen den Vorteil, jederzeit auf aktuelle Bestandsdaten zugreifen zu können, was die Lagerorganisation erheblich verbessert.
Allerdings sorgt die ständige Bestandsaufnahme auch für viel Arbeit und kann, falls Fehler gemacht werden oder die Aufnahme vergessen wird, schnell zu ungenauen Ergebnissen führen. Daher ist es sinnvoll, für diese Art der Aufnahme auf ein bis zwei gleichbleibende Mitarbeiter:Innen zu setzen, welche sich um die Aufnahme der Bestände und mehr kümmern.
Stichprobeninventur
Die Stichprobeninventur nutzt mathematisch-statistische Verfahren, um eine repräsentative Auswahl an Beständen zu prüfen. Sie ist besonders effizient, da sie die Notwendigkeit einer vollständigen Zählung reduziert und gleichzeitig eine hohe Genauigkeit gewährleistet. Durch den gezielten Einsatz von Stichproben können Sie dennoch verlässliche Rückschlüsse auf den Gesamtbestand ziehen, ohne den gesamten Lageraufwand zu betreiben.
Lager Inventur vorbereiten und durchführen
Die Durchführung der Bestandsaufnahme muss zwingend geplant werden. Andernfalls lassen sich Fehler nicht sicher vermeiden. Daher sollten Sie unbedingt Zeit für die Vorbereitung einbauen und sich mit Ihren Mitarbeiter:Innen zusammensetzen. Nur so lassen sich sicher und schnell gute Pläne schaffen.
Obendrein sollten Sie nach Möglichkeit auch auf Systeme und automatisierte Programme zurückgreifen. Dafür stehen Ihnen viele kostenlose Tools zur Verfügung, die sich wunderbar online heraussuchen und in wenigen Minuten erlernen lassen. In einigen Fällen sind die Tools dabei sogar so intelligent, dass diese einen weiteren Mitarbeiter ersetzen können und die Bestandsaufnahme erheblich verkürzen.
Planen, Team aufstellen und Systeme nutzen
Eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Inventur. Beginnen Sie mit der Festlegung eines geeigneten Zeitpunkts für die Aufnahme, idealerweise zu einem ruhigen Geschäftstag, um die Betriebsabläufe nicht zu stören. Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan und definieren Sie klare Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams. Zudem spielt auch die Auswahl geeigneter Regalsysteme, wie Palettenregale und Weitspannregale, eine entscheidende Rolle bei der Vorbereitung der Inventur. Durch eine optimale Regalgestaltung schaffen Sie nicht nur Platz, sondern erleichtern auch den Zugriff auf die Waren, was die Inventurzeiten erheblich verkürzt.
Planen Sie auch die Nutzung von klugen und weit entwickelten Systemen sowie Tools ein. Durch die intelligente Unterstützung können schwierige Schritte der Bestandsaufnahme vereinfacht und die meisten Probleme zügig erkannt werden. So lassen sich selbst unübersichtliche und schwierig zu verstehende Lagersysteme in Kürze aufnehmen und im Inventar speichern.
Inventur Methoden und Systematiken
Für die Inventur gibt es unterschiedliche Methoden und Systematiken, die Sie nutzen können, um erfolgreich und zügig zu arbeiten. Dabei sind die Methoden nicht zwingend für jede Art der Bestandsaufnahme geeignet, jedoch sind alle Optionen leicht verständlich und können auch ohne viel Vorerfahrung umgesetzt werden. Die Zählmethoden, welche sich für viele Inventuren eignen und leicht verständlich sind, stellen wir Ihnen jetzt vor.
Zählmethoden
Die Zählmethoden reichen von der einfachen Zählung über das Messen und Wiegen der Artikel. Eine systematische Vorgehensweise ist hierbei entscheidend, um Fehler zu vermeiden und die Genauigkeit zu gewährleisten. Erklären Sie Ihren Mitarbeiter:Innen genau, wie die Methoden funktionieren, um Fehler möglichst sicher zu umgehen.
Die einfachste Methode ist die manuelle Zählung, bei der Sie und Ihre Mitarbeiter:Innen die Artikel physisch zählen und die Ergebnisse in ein Protokoll eintragen. Diese Methode ist besonders effektiv für kleine Lagerbestände oder bei Artikeln mit geringer Komplexität. Für Artikel, die schwer zu zählen oder von variabler Größe sind, bietet sich die Methode des Messens oder Wiegens an. Diese Technik eignet sich besonders für lose Waren, wie Schrauben, die nicht in festen Einheiten verpackt sind. Dabei ist es wichtig, genaue Waagen und Messgeräte zu verwenden, um die Qualität der erfassten Daten sicherzustellen.
Mit Barcode-Scannern können Sie die Artikel schnell erfassen, indem Sie einfach den Barcode scannen, was die Fehlerquote verringert und die Zählgeschwindigkeit erhöht. RFID-Technologie ermöglicht sogar eine kontaktlose Identifizierung und Verfolgung von Artikeln, was die Zählungen weiter beschleunigt und die Erfassung von großen Mengen an Waren vereinfacht.
Hinweis
Um die Genauigkeit zu erhöhen, kann die doppelte Zählung eingeführt werden. Dabei zählen zwei unterschiedliche Teams oder Mitarbeiter unabhängig voneinander dieselben Bestände. Die Ergebnisse werden anschließend verglichen, um mögliche Fehler zu identifizieren.
Dokumentation der Inventur
Die erfassten Daten müssen sorgfältig dokumentiert werden. Eine lückenlose und lesbare Aufzeichnung ist unerlässlich, um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden. Jedes Aufnahmeformular sollte auf Vollständigkeit geprüft werden – bestenfalls werden diese digitalisiert und somit auf Fehler überprüft. In einigen Fällen ist es sogar sinnvoller, direkt auf digitale Formulare umzusteigen, die mehr Platz für Notizen und eine große Anzahl an Warenbeständen bieten.
Inventur korrekt abschließen
Damit die Ergebnisse nicht verloren gehen und Sie mit der Inventur nicht im schlimmsten Fall erneut beginnen müssen, müssen die Ergebnisse unbedingt dokumentiert und im gleichen Zug geprüft werden. Nutzen Sie hierfür bestenfalls Technologie, um schnellstmöglich zu sauberen und klar erkenntlichen Abschlüssen zu kommen.
Obendrein spielt auch die zeitnahe Optimierung Ihres Lagers eine wichtige Rolle. Durch angepasste Palettenregale und eine erweiterte Betriebsausstattung können Sie dafür sorgen, dass die nächste Bestandsaufnahme noch leichter wird!
Ergebnisse prüfen
Nach der Durchführung der Inventur müssen die ermittelten Ergebnisse gründlich überprüft werden. Vergleichen Sie die Ist-Bestände mit den Soll-Beständen und nutzen Sie geeignete Bewertungsverfahren, um eventuelle Differenzen zu analysieren. Geeignet sind FIFO, LIFO und auch die Durchschnittsbewertung.
Das FIFO-Verfahren basiert auf der Annahme, dass die zuerst eingegangenen Waren auch zuerst verkauft oder verbraucht werden. Bei der Anwendung dieses Verfahrens werden die ältesten Bestände zuerst bewertet. Im Gegensatz zum FIFO-Verfahren geht das LIFO-Verfahren davon aus, dass die zuletzt eingegangenen Waren zuerst verkauft werden. Diese Methode kann in bestimmten Branchen vorteilhaft sein, insbesondere wenn die Preise für die Waren schwanken. Der Nachteil von LIFO ist jedoch, dass sie in einigen Ländern aus steuerlichen Gründen nicht zulässig ist und möglicherweise zu einer falschen Bewertung der Bestände führen kann, da ältere Bestände nicht in der Bilanz erscheinen.
Bei der Durchschnittsbewertung wird der Wert des Lagerbestands auf Basis des durchschnittlichen Einkaufspreises der Waren berechnet. Dieser Durchschnittspreis wird regelmäßig aktualisiert, um die Veränderungen im Preisniveau widerzuspiegeln.
Bericht erstellen
Die Erstellung eines detaillierten Berichts über die Ergebnisse ist ein weiterer wichtiger Schritt. Der Bericht sollte eine klare Übersicht über die Ist-Bestände im Vergleich zu den Soll-Beständen bieten. Diese Dokumentation ist nicht nur für die Buchführung wichtig, sondern auch für die Erstellung der Jahresabschlüsse und die Planung Ihrer zukünftigen Geschäftstätigkeiten.
Lager für zukünftige Inventur optimieren
Um die Effizienz zukünftiger Inventuren zu steigern, sollten Sie Ihr Lager kontinuierlich optimieren. Die Auswahl der richtigen Regalsysteme ist hierbei von zentraler Bedeutung. Besonders hervorzuheben sind Palettenregale, die sich hervorragend für die Lagerung großer Mengen an Waren eignen, die auf Paletten gelagert werden. Sie maximieren die Raumausnutzung und bieten gleichzeitig einen einfachen Zugang zu den gelagerten Gütern – obendrein lassen sich die simplen Regale meistens gut mit automatisierten Lagersystemen kombinieren.
Optional bieten Weitspannregale eine flexible Lösung für die Lagerung von leichten bis mittelschweren Artikeln. Sie sind besonders vorteilhaft, wenn Sie häufig auf unterschiedliche Produkte zugreifen müssen. Diese Regalsysteme ermöglichen obendrein eine einfache Anpassung der Regalhöhe und -tiefe, was in vielen Lagersituationen durchaus praktisch ist!
Mit Regalsystemen zur kinderleichten Inventur
Nutzen Sie unsere Palettenregale und die breite Vielfalt unserer Betriebsausstattung, um in Ihrem Betrieb langfristig für simple Bestandsaufnahmen zu sorgen. Nutzen Sie beispielsweise unsere Kästen, um kleine Teile übersichtlich aufzubewahren oder verwenden Sie unsere geräumigen Büroregale, um auch im Archiv immer auf dem neuesten Stand zu bleiben.